내부회계관리제도와 AI의 활용 (부정위험관리)

광장시장의 바가지 논란은 잊혀질만 하면 다시 반복되어 도마위에 올라오는 단골 메뉴이다. 한두명의 욕심많은 상인의 부정행위는 그 상인의 개인적 일탈로 끝나지 않는다. 고객은 대표 전통시장인 광장시장 전체에 대한 신뢰성을 무너뜨리게 되고, 그 부정적 이미지와 낙인효과(stigma effect)는 단기에 끝나지 않는 것이 특징이다.

이렇게 일부의 부정행위(혹은 bad apple, 썩은 사과)가 집단이나 조직 전체의 신뢰성을 떨어뜨리고 전이되는 현상을 Reputational spillover(평판 전이)라고 하는데 이러한 현상은 많은 시사점을 갖고 있다.

회사 혹은 조직에서도 만약 분식회계와 같은 재무제표 왜곡표시나 특정 개인의 부정행위가 발견된다면 이는 일부에서 끝나는 것이 아니라, 오랫동안 쌓아온 조직 전체의 평판과 신뢰성을 한꺼번에 무너뜨릴 수도 있다는 사실이다.

< 표: 광장시장의 바가지에 대한 Reputational spillover 효과 >

따라서, 이러한 위험을 막기위한 내부통제 절차가 필요할 수 밖에 없다. 이번 연재에서는 AI를 활용하여 부정위험을 막기위한 방법을 알아본다.

어떠한 내부통제도 위험을 완전하게 막을 수 없다. 이는 내부통제에는 고유 한계가 존재한다는 것을 의미하는데 이는 부정위험도 마찬가지이다.

이는 화재에 있어서 소화기와 스프링클러를 준비한다고 하더라도 모든 화재사건을 막을 수 없는 것과 마찬가지이다. 하지만, 소화기와 스프링클러가 있다면 화재사건의 규모를 대폭 낮출 수 있다.

부정위험과 관련하여서는 부정 삼각형 이론(fraud triangle theory)이 소화기와 스프링쿨러의 역할을 하게 된다. 부정위험은 압력(pressure), 기회(opportunity), 합리화(rationalization)가 동시에 존재하는 경우 발생할 가능성이 더욱 높아지므로 각각의 항목을 평가하여 동시에 발생하지 않도록 관리하는 것이다.

< 표: 부정 삼각형 이론 >

부정 삼각형 이론은 범죄학자에 의해 연구되고 발전되어온 이론이다. 이는 본질적으로 기회, 압력 및 합리화(정당화)의 세 가지 요소가 있으면 부정이 발생한다고 본다. 이는 화재를 유발하는 연료, 스파크 및 산소와 비유할 수 있는데, 이 3가지가 함께 작용하면 필연적으로 화재가 발생하는 것과 같은 이치라고 할 수 있다.

그러므로 내부회계관리제도에서는 압력, 기회, 합리화에 대한 내부통제 절차를 마련하여 적용하여야 한다. 압력(pressure)은 고충처리제도와 같은 제도를 통해 고위험 직군의 인력에 대한 관리를 생각해 볼 수 있고, 합리화(rationalization)는 강의, 교육, 홍보활동 등으로 “차용, 자격의식, 상대적 금액, 모두 다”로 불리는 도덕의식을 낮추는 행위에 대해 경종을 울릴 수 있다. 이렇게 압력이나 합리화와 관련하여서는 AI를 “환각(hallucination)”이라는 부작용 없이 사용할 수 있는 여지가 별로 없다. 따라서, 기회(opportunity)에 대한 내부통제 활동에 AI를 적극적으로 활용하여 볼 수 있다.

ACFE의 Fraud Manual에서는 수십개의 부정위험 유형을 다루고 있는데 이중 많은 회사에 공통적이면서 대표적인 3가지의 부정위험에 대한 내부통제 절차를 AI를 활용하여 소개하고자 한다.

• 유령직원 (ghost employee)
• 비용의 이중지급 (expense reimbursement scheme)
• 부당한 지급처 (shell company)

급여를 통해 자금을 빼돌리는 기법은 아주 오래된 고전적인 기법이다. 그럼에도 불구하고 AI시대에도 지속적으로 발생하는 이유는 무엇일까? 우선 부정을 발생시키기 매우 쉬운 환경이라는 점이고, 또한 급여지급 프로세스가 거의 자동화되어 사람에 의한 모니터링이 약화된 측면도 부정할 수 없을 것이다.

급여의 가장 대표적인 부정유형은 유령직원(ghost employee)라고 할 수 있는데, 이는 실제 존재하거나 근무하지 않는 인력(예를들어 퇴사한 인력)을 급여대장에 포함시키고, 정상적인 급여지급 처럼 자금을 횡령하는 기법이다. 유령직원은 세부적으로 보자면 그 기법이 더욱 복잡해 질 수 있지만 우선 인사카드와 급여대장을 대조함으로써 실제 존재하지 않는 인원에 대해 급여가 지급되었는지를 파악할 수 있다.

만약 인사카드와 급여대장이 준비되었다면 두개의 화일을 업로드하고 ChatGPT나 Gemini를 이용하여 다음과 같은 프롬프트를 입력한다.

다음은 ChatGPT와 Gemini의 Z-score에 대한 답변 사례이다.

이러한 유령직원에 대한 부정위험 검토는 매우 중요하다. 더 심화된 기법으로는 실재 출입기록 데이터르 대조하여 근무하지 않는 인력을 검토할 수도 있고, 임률이 변동하거나 특정 정도 이상 변화한 급여에 대해서도 검토해 봄으로써 급여를 통한 부정위험을 검증해 볼 수 있으므로 추천한다.

3. 영수증 하나로 두번 지급받기 (비용의 이중지급, expense reimbursement scheme)

“왜 이렇게 비용들을 많이 쓰는거야” 아니면 “영수증 하나로 두번 경비지급을 받은거 아니야” 라는 의구심은 경영진의 가장 보편적인 의심병중의 하나이다. 실제로 직원도 내부통제가 헐거워진 틈을 이용하여 실제로 두번 경비를 청구하고 지급받는 사례도 발생하곤 한다.

예전에 비해 경비지출에 대한 전산화 강화로 많이 줄어드는 추세이기는 하지만, 하나의 지출건 영수증으로 영업부서와 구매부서에 각각 경비청구를 올리기도 하고, 시점을 달리하여 3월에 청구하고 잊어버릴 때쯤 7월에 다시 청구하는 건이 많이 발견된다.

1년간의 비용지급 데이터가 확보되었다면 이중 여러 필드값이 일치하는 내용은 한번의 지출로 2번이상 지급되었을 가능성이 있으므로 다음과 같이 프롬프트를 입력한다.

다음은 ChatGPT와 Gemini의 Z-score에 대한 답변 사례이다.

현금 지출이 가장 많이 일어나는 활동은 뭐니뭐니 해도 구매 업무일 것이다. 만약 그 건수가 매우 많아서 구매 과정의 내부통제가 취약하다고 한다면 담당자는 ‘내가 회사를 하나 만들어서 우리회사에 세금계산서를 보내면 자동으로 돈을 벌 수도 있겠다’는 생각을 해 볼 수도 있을 것이다.

이런 과정은 생각에서만 그치는 것이 아니라 많은 회사에서 발생한 전형적인 구매과정에서의 부정행위이다. 이러한 가짜회사, 유령회사를 통상 shell company라고 하는데 임직원이 직접 만들거나 아니면 제3자를 이용하여 여러 개의 회사를 만들고 유의한 금액 미만(혹은 수행중요성금액 미만)의 세금계산서를 여러 개 발행하여 횡령하는 수법이 대표적이다.

그렇다고 한다면 내부회계관리제도에서는 다음의 내용을 이용하여 벤더에 대한 검토를 수행해 볼 수도 있다.

검토를 위한 대부분의 Key 정보는 매입세금계산서목록에 대표자, 주소, 업체명, 사업자등록번호 등이 나오기 때문에 데이터 확보에 어려움은 없으며, 데이터 분석은 별개의 모델링을 하지 않더라도 인공지능이 잘 수행할 수 있는 부분이다.

이중 첫번째인 “당사 직원이 만든 회사”에 대해 ChatGPT나 Gemini에 다음과 같은 프롬프트를 입력한다.